Responsable comptabilité

Ihre Aufgaben

DEFINITION DES PROCESSUS COMPTABLES ET FINANCIERS SIEGE  

• En étroite collaboration avec la direction, participer à l’élaboration du programme et du budget annuel siège de l’organisation.
• Détecter des opportunités d’amélioration des processus comptables et financiers opérationnels du siège et de l’intégration des données terrains et être source de proposition.
• Définir le plan comptable et participer à la définition des codes projets, codes budgétaires, codes bailleurs (avec les équipes supports). Sur demande en émettre de nouveaux.
• Maitriser le système comptable utilisé et conseiller les autres collaborateurs si nécessaire.
• En cas d’alerte concernant la comptabilité, participer au groupe de gestion de cas sur demande de la direction.
• Archiver l’ensemble des documents comptables de l’organisation.

RELATIONS BANCAIRES & GESTION DE LA TRÉSORERIE 

• Assurer l’optimisation des comptes et sous-comptes dans les différentes monnaies. Préparer et justifier les transferts internes selon les besoins.
• Assurer la relation opérationnelle avec les institutions financières / bancaires et réaliser les démarches administratives relatives à l’ouverture / fermeture de comptes en Suisse ainsi qu’à la tenue à jour de la liste de signataires.
• Participer aux réunions de la commission des placements pour l’analyse de la performance annuelle des investissements et veiller au portefeuille de comptes et de titres de l’organisation sur la base des orientations de la commission.
• Lorsque des transferts ou paiements sont en monnaie étrangère, négocier les taux de change avec la banque pour optimiser les frais de change.
• Elaborer et actualiser en permanence un plan de trésorerie annuelle. Anticiper les besoins et alerter régulièrement la direction en cas de risque en matière de liquidités.

RÉALISATION DES PAIEMENTS ET DE LA FACTURATION

• Valider les demandes d’engagements de dépenses des budgets du siège pour confirmer la disponibilité financière (budgétaire).
• Réceptionner les factures et les transmettre aux signataires concernés.
• Vérifier la codification des factures (code projet, code budgétaire et numéro de comptes) ainsi que l’existence des demandes d’engagements de dépenses.
• Dans les portails numériques des institutions financières, préparer les paiements et les assembler pour libération par les signataires autorisés.
• Valider le paiement des factures relatives au programme suisse.
• Surveiller l’utilisation des cartes de crédit et collecter les justificatifs relatifs à leur utilisation.
• Superviser la tenue de la caisse du siège, et contrôler son inventaire mensuel.
• Emettre et suivre la réception des paiements de factures à l’attention de tiers (paiements contractuels, remboursement de prestations, avances à d’autres chapitres…).

TENUE DE LA COMPTABILITÉ ET PARTAGE DES SUIVIS

• Enregistrer quotidiennement dans le système comptable les transactions (sorties) du siège en respectant les affectations / codifications renseignées sur les factures.
• Enregistrer quotidiennement dans le système comptable et ventiler les recettes en fonction de leurs affectations, si nécessaire, en veillant au bon enregistrement des revenus administratifs.
• Sur la base des contrats de financements bailleurs, monitorer les versements des bailleurs.
• Communiquer aux personnes responsables les nouvelles recettes afin d’en assurer la bonne affectation.
• Transmettre mensuellement aux responsables finances (siège ou terrain selon les cas), l’extraction des coûts sièges affectés aux différents pays.
• Assurer la codification des coûts sièges affectés aux différents pays sur la base des retours obtenus de la part des responsables finances pour assurer la bonne adéquation entre les informations comptable des logiciels siège & terrain.
• Veiller à la conformité, au bon encodage et au bon archivage des pièces justificatives (papier et informatique).
• Suivre la transmission mensuelle des données comptables terrains (comptabilité SAGA ou BANANA pour la Suisse) en collaborant avec le.la responsable support financier pour le pôle international et avec le.la responsable des programmes suisses.
• Consolider et intégrer les comptabilités terrain dans le logiciel du siège en veillant à la bonne affectation des écritures siège transmises au préalable.
• Extraire des suivis budgétaires mensuels pour les budgets siège, les transmettre aux responsables concernés et réaliser les corrections demandées.
• Répondre aux questions des différents responsables et fournir la documentation nécessaire dans l’établissement des rapports financiers ou d’audits projets.
• Tenir à jour le tableau de variation des fonds affectés.

BOUCLEMENT ET RÉVISION

• Planifier et organiser la révision des comptes avec l’auditeur.
• Réaliser des clôtures intermédiaires sur demande de la direction.
• Coordonner et assurer le respect du calendrier (échéances d’envois pour le bouclement) du processus de clôture des comptes annuels, en collaboration avec la direction et les différents collaborateurs.
• Accompagner la consolidation et la finalisation des éléments extracomptables dans le logiciel du siège à intégrer dans les résultats annuels (écritures de réserves, ventilation des charges administratives, écritures transitoires, provisions…).
• En collaboration avec l’ensemble des collaborateurs, préparer les documents demandés par les auditeurs.
• Contrôler les inventaires de caisses et de banque des terrains et du siège au 31.12.
• En collaboration avec le responsable support finances et les terrains, assurer la disponibilité des pièces justificatives des terrains en amont de l’audit.
• En collaboration avec l’ensemble des collaborateurs, finaliser la présentation des comptes annuels (transitoires, réserves, titres et autres).
• Vérifier les affectations financières et finaliser le tableau de variation des fonds affectés, assurer la vérification de ce dernier par les responsables supports finances et les responsables partenariats et philanthropie.
• Elaborer les annexes aux comptes selon les normes RPC21 et accompagner la direction pour la partie narrative.
• Présenter les comptes au réviseur et se tenir disponible pour répondre aux questions.
• Analyser les propositions de modifications et d’amélioration données par les réviseurs et proposer des ajustements à la direction.